(Junior) Office Manager / Executive Assistant (m/w/d)

Vertragslaufzeit: unbefristet
Arbeitszeit: Vollzeit
Einsatzort: Hamburg, teilweise remote
Eintrittstermin: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

d-fine ist ein kontinuierlich wachsendes europäisches Beratungsunternehmen mit über 1.500 Expertinnen und Experten. Wir sind mit elf Standorten in sieben Ländern nah bei unseren Kunden. Im Fokus unserer Arbeit liegen quantitative Fragestellungen rund um Data Analytics, Data Science, Modellierung und den Aufbau nachhaltiger technologischer Lösungen. Unser Ansatz basiert auf langjähriger Praxiserfahrung und dynamischen Teams mit klarer analytischer und technologischer Prägung.

Aufgrund unseres stetigen Wachstums suchen wir tatkräftige und kompetente Unterstützung für unser motiviertes Team an Executive Assistants (m/w/d) in Vollzeit in Hamburg.

Als Office Manager sind Sie die erste Ansprechperson für Kolleginnen und Kollegen, Besucherinnen und Besucher sowie Lieferanten vor Ort und die gute Seele des Büros. Wenn für Sie die Themen Organisation, Koordination und auch Kommunikation im Arbeitsalltag allererste Priorität haben, bietet diese Position Ihnen neben einem vielfältigen Aufgabengebiet im Assistenzbereich durch die Expansion von d-fine auch unterschiedlichste Entwicklungsmöglichkeiten. Neben der Arbeit aus unserem Büro in Hamburg heraus ist Remote-Arbeit teilweise ebenfalls möglich.

• Office Management für den Standort Hamburg (Facility Management, Beschaffungen, Empfang von Besucherinnen und Besuchern, Vorbereitungen und Begleitung von Veranstaltungen vor Ort)
• Flug-, Bahnfahrt-, Bahncard- und Hotelbuchungen
• Projekt- und Kundendatenpflege
• Rechnungserstellung sowie Kontrolle und Vorbereitung von Unterlagen für unsere Buchhaltung
• Vertragsmanagement (u. a. Vorbereitung zur digitalen Signatur und Ablage)
• Übernahme allgemeiner Sekretariatsaufgaben

• Abgeschlossene Ausbildung mit kaufmännischem Schwerpunkt; alternativ Studienabschluss in einem thematisch passenden Fachbereich
• Gerne erste Berufserfahrung im kaufmännischen und/oder Dienstleistungsbereich (z. B. durch studentische Tätigkeiten oder Praktika)
• Fundierte Kenntnisse in Word und Excel (Kenntnisse in PowerPoint wünschenswert)
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gutes Zahlenverständnis
• Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung

Ihre Firmen- und Teamevents
Eine offene Kommunikation und eine lockere Teamatmosphäre sind wesentliche Elemente der Unternehmenskultur bei d-fine. Deshalb bieten wir unseren Mitarbeitenden regelmäßig kleinere Teamevents sowie große Firmenevents an.

Ihre Weiterentwicklung
Die Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden liegt d-fine am Herzen. Die d-fine Academy bietet Ihnen individuelle Trainingsmöglichkeiten. Darüber hinaus erhalten Sie regelmäßiges Feedback.

Und vieles mehr
d-fine bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, um Sie optimal zu unterstützen. Dazu zählen unter anderem Fahrtkostenerstattung, Überstundenausgleich, Kinderbetreuungszuschuss, 30 Tage Jahresurlaub sowie zahlreiche andere Angebote.